Kommunestyret vedtok i desember i fjor at også Alta skulle ta i bruk leanmetoden. Håpet er at lean skal være med på å redusere kostnader.

I Alta har man nå laget en forstudie og en prosjektplan og skal gå igang med selve prosjektet nå.

– Det har vært mye fokus på lean i flere år, og vi har begynt å jobbe med det jeg kaller arbeidsflyt, forteller assisterende rådmann Målfrid Kristoffersen.

Man må tørre å bruke penger for å effektivisere og spare penger. For å få til lean, vil kommunen ansette en leankoordinator som vil få ansvaret for å innføre og gjennomføre lean.

– Tror du man kan få ned sykefravær i Alta med lean?

– Jeg tenker at hvis alle medarbeiderne blir involvert, vil de føle større tilhørighet til arbeidsplassen. Derfor er det viktig å få med de ansatte i disse arbeidsgruppene. Det er jo ikke sånn at alle blir frisk av det, men man tenker seg kanskje om to ganger før man er borte, sier assisterende rådmann Målfrid Kristoffersen.

Lean handler om å være mer effektiv, og så vil en nødvendigvis spare penger.

Effektivisering og sparing

Innføring av lean er et viktig punkt i budsjettet for 2018 som rådmannen la frem i november.

Lean handler om kulturendring. Og selv om man formelt sett ikke har kommet i gang med lean i Alta kommune, har man begynt å jobbe med arbeidsflytkartlegging innenfor flere prosjekter.

– Jeg kaller det arbeidsflyt. Hvordan skal de innføre noe nytt? Vi sier at vi  gjør det ved personlig involvering, praktisk forbedring og perfeksjonering, sier Kristoffersen.

– Dette kan vi leane

I stedet for å vente på planer og penger har Bjørn Conrad Berg gått i gang på sin måte. Han har allerede leanet flere nyinnføringer på rådhuset.

– Når vi skal innføre noe nytt, eller prøve å gjøre ting på en ny måte, tenker vi; dette kan vi leane, sier han.

– Mye av papirbehandlinga vi driver med kan være unødvendig. Det har vi sett når vi har tegnet opp skisser. Mye av det vi tidligere skrev ut på papir, trenger vi ikke å gjøre det. Vi trenger kanskje ikke en ekstra kopi for å sikre oss. Det er mye vi har kunnet sløyfe av arbeid når leanet prosessen, sier han.

Elektronisk manntallføring på valgdagen er en av oppgavene de har «leanet». Papirløse møter for politikerne en annen.

– Da vi tegnet opp i flytdiagram hvordan dette foregikk, så vi hvordan kopiering og utkjøring av papirer tok tid. Og selv om det også har kostet å kjøpe inn Ipad-er og drifte disse, så har vi nok spart mye tid, forteller Berg.

De er forsiktige med å ta i på hvor mye kommunen har spart, men at det er snakk om flere hundre tusen kroner er det ingen tvil om.

Handler om å få med de ansatte

Det største poenget er å få med de ansatte, fra øverst til nederst i hierarkiet, og lage arbeidsgrupper på tvers av ledelsesstrukturer. I stedet for at ledelsen kjører prosessen ovenfra, bygger man opp arbeidsgrupper med egne ansatte.

Karin Kristensen er leder for personalavdelingen og har hatt ansvaret for utarbeidelse av forprosjektet og prosjektbeskrivelsen, og å den kjent på alle nivåer.

Hun har informert om lean i ledermøter og de har også hatt om lean i lederutviklingsprosjektet.

– Jeg har presentert lean på ledermøter gjennom hele året. Jeg føler nå at de har ganske god kjennskap, sier Kristensen.

Personalsjefen fra Harstad kommune, som har vært en foregangskommune på Lean siden 2012, har vært på besøk. I høst kom også leankoordinator i Vestvågøy å fortalte formannskapet om hvordan lean forandret hverdagen og fikk kommunen ut av Robek-lista som de var havnet på i 2013.

BESØK: Villy Angelsen fra Vestvågøy kommune viste altapolitikerne hvordan de har kommet seg ut av Robek-lista, mye takket være lean. Foto: Kita Eilertsen

Lærer av andres erfaringer

– Det er krevende å endre kultur, og det må skje over tid. Vi begynte å jobbe helt systematisk med lean, fortalte Villy Angelsen til formannskapet.

– Vi begynte å jobbe helt systematisk med lean. Vi hadde tavlemøter, og innførte oversikt over sykefravær. Alle lederne hadde egne tavler. Fra å ha et sykefravær på 11,1 prosent fikk vi det ned til 10 prosent med dette. Det handlet om å få alle ansatte med på tanken om at vi skulle få ned sykefraværet, sa Angelsen.

– Ingen ble sagt opp, men flere ble tilbudt andre arbeidsoppgaver. Vi har spart mye, sa Angelsen.

LEAN I PRAKSIS: Alle ideer blir skrevet på gule lapper og deretter sortert. Foto: Kita Eilertsen